POLÍTICA DE PRIVACIDADE

A Illumus Unipessoal, Lda. respeita a privacidade dos utilizadores do seu website e compromete-se a tratar os dados pessoais de forma lícita, leal, transparente e segura, em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados — Regulamento (UE) 2016/679, doravante designado por “RGPD” — e com a legislação nacional aplicável.

A presente Política de Privacidade explica que dados pessoais podem ser recolhidos pela Illumus, de que forma são utilizados, quais os fundamentos jurídicos aplicáveis, durante quanto tempo podem ser conservados, com quem podem ser partilhados e quais os direitos dos respetivos titulares.

Esta Política aplica-se aos dados tratados através do website da Illumus Lighting e dos respetivos canais de contacto, bem como no contexto de pedidos de informação, pedidos de orçamento, relações comerciais, projetos, encomendas, fornecimentos, garantias e assistência pós-venda.

1. RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais é:

Illumus Unipessoal, Lda.
Sociedade por quotas
NIPC e número único de matrícula: 515 437 816
Capital social: 5.000,00 €
Rua Principal, n.º 416, Fujacos
3750-717 Recardães, Águeda
Portugal
Telefone: (+351) 938 777 726
E-mail: geral@illumus.pt
Website: www.illumus.pt

Para qualquer questão relacionada com privacidade, proteção de dados ou exercício de direitos, o titular pode contactar a Illumus através do endereço eletrónico acima indicado.

2. DADOS PESSOAIS QUE PODEM SER RECOLHIDOS

Dependendo da natureza do contacto, pedido, projeto ou relação comercial, a Illumus pode recolher e tratar as seguintes categorias de dados pessoais:

• nome;
• endereço de e-mail;
• número de telefone;
• cargo ou função profissional;
• empresa, organização ou entidade representada;
• morada profissional, país ou localização do projeto;
• dados de identificação fiscal e de faturação;
• dados necessários à preparação e gestão de propostas ou contratos;
• informações relativas a projetos, produtos ou pedidos de orçamento;
• conteúdo das mensagens e comunicações trocadas com a Illumus;
• ficheiros, desenhos, plantas, imagens, fotografias, especificações, medições ou outra documentação enviada voluntariamente;
• dados relativos a encomendas, pagamentos, expedição, entrega, instalação, garantia ou assistência pós-venda;
• dados técnicos básicos relacionados com a utilização do website, quando necessários ao seu funcionamento, segurança e prevenção de abuso;
• outros dados fornecidos voluntariamente pelo titular.

A Illumus não solicita deliberadamente categorias especiais de dados pessoais, nomeadamente dados relativos à saúde, origem racial ou étnica, opiniões políticas, convicções religiosas ou filosóficas, filiação sindical, dados genéticos, dados biométricos ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual.

O utilizador não deve incluir este tipo de informação em formulários, mensagens ou documentos enviados à Illumus, salvo quando tal seja estritamente necessário, legalmente admissível e previamente acordado.

Sempre que a documentação enviada contenha dados pessoais de terceiros, a pessoa ou entidade que a envia deve assegurar que dispõe de fundamento legítimo para essa comunicação e que os dados transmitidos são adequados, pertinentes e limitados ao necessário.

3. FORMAS DE RECOLHA DOS DADOS

Os dados pessoais podem ser recolhidos através de:

• formulários de contacto disponíveis no website;
• pedidos de informação, contacto ou orçamento;
• mensagens de correio eletrónico;
• contactos telefónicos;
• contactos iniciados pelo utilizador através do WhatsApp;
• reuniões presenciais ou à distância e outras comunicações relacionadas com projetos;
• relações comerciais, pré-contratuais ou contratuais;
• documentação enviada diretamente por clientes, potenciais clientes, fornecedores, parceiros ou respetivos representantes;
• interações técnicas necessárias ao funcionamento e à segurança do website.

3.1. Origem dos dados

Os dados pessoais podem ser fornecidos diretamente pelo respetivo titular ou, quando aplicável, por clientes, potenciais clientes, empregadores, entidades representadas, fornecedores, parceiros, instaladores, transportadores ou outros intervenientes num projeto ou relação comercial.

Os dados podem ainda ser obtidos através de fontes públicas ou profissionais legitimamente acessíveis, quando tal seja necessário, proporcional e legalmente admissível para a finalidade em causa.

4. FINALIDADES DO TRATAMENTO

4.1. Resposta a contactos e pedidos de informação

Os dados podem ser utilizados para receber, analisar e responder a questões, mensagens ou pedidos enviados através do website, e-mail, telefone, WhatsApp ou outros canais disponibilizados pela Illumus.

4.2. Preparação de propostas e orçamentos

Os dados podem ser tratados para compreender o pedido, analisar a viabilidade do projeto, solicitar esclarecimentos técnicos, estudar soluções e preparar estimativas, propostas comerciais ou orçamentos.

4.3. Diligências pré-contratuais

Os dados podem ser utilizados para realizar diligências solicitadas pelo titular antes da celebração de um contrato, incluindo reuniões, análise técnica, desenvolvimento preliminar, preparação ou revisão de desenhos, seleção de materiais, estimativas e negociação de condições.

4.4. Execução de contratos e encomendas

Os dados podem ser utilizados para gerir contratos, encomendas, projetos, aprovações, produção, fornecimentos, faturação, pagamentos, transporte, entrega, instalação, garantia e assistência pós-venda.

4.5. Desenvolvimento técnico de projetos

Os dados e a documentação fornecida podem ser tratados para desenvolver, adaptar, validar ou produzir soluções de iluminação, protótipos, amostras, desenhos técnicos, especificações, componentes e produtos por medida.

4.6. Gestão de clientes, fornecedores e parceiros

Os dados podem ser tratados para manter registos administrativos, comerciais, contabilísticos e operacionais relacionados com clientes, fornecedores, fabricantes, parceiros, instaladores, transportadores e outros contactos profissionais.

4.7. Cumprimento de obrigações legais

Os dados podem ser tratados para cumprir obrigações fiscais, contabilísticas, laborais, legais, regulamentares, administrativas ou judiciais aplicáveis à atividade da Illumus.

4.8. Segurança e funcionamento do website

Podem ser tratados dados técnicos estritamente necessários para assegurar o funcionamento, estabilidade e segurança do website, prevenir fraude, abuso, spam, acessos não autorizados e outros incidentes de segurança.

4.9. Exercício e defesa de direitos

Os dados podem ser conservados e utilizados quando tal seja necessário para exercer, comprovar ou defender direitos da Illumus em procedimentos judiciais, administrativos, arbitrais ou extrajudiciais.

5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DO TRATAMENTO

Dependendo da finalidade e do contexto concreto, o tratamento dos dados pessoais pode assentar num ou mais dos seguintes fundamentos jurídicos:

• consentimento do titular, quando este seja necessário e tenha sido validamente prestado;
• realização de diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados;
• execução de um contrato no qual o titular seja parte;
• cumprimento de obrigações legais a que a Illumus esteja sujeita;
• interesses legítimos da Illumus ou de terceiros, desde que esses interesses não prevaleçam sobre os direitos e liberdades fundamentais do titular.

Os interesses legítimos da Illumus podem incluir a gestão e organização da atividade empresarial, a manutenção de contactos profissionais, a preparação e acompanhamento de projetos, a segurança do website, a prevenção de fraude, a gestão de reclamações e a defesa dos seus direitos.

Quando o tratamento assentar no consentimento, este pode ser retirado a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento efetuado antes da respetiva retirada.

6. DADOS OBRIGATÓRIOS E FACULTATIVOS

Os campos assinalados como obrigatórios nos formulários são necessários para permitir à Illumus receber, analisar e responder ao pedido do utilizador.

A ausência desses dados pode impedir a resposta ao contacto, a análise de um projeto, a preparação de uma proposta, a celebração de um contrato ou a prestação do serviço solicitado.

Os restantes dados são facultativos, embora possam ser necessários para compreender corretamente as características técnicas, comerciais ou logísticas do pedido.

7. DESTINATÁRIOS E PRESTADORES DE SERVIÇOS

Os dados pessoais podem ser tratados, acedidos ou transmitidos, apenas quando necessário e dentro dos limites legalmente aplicáveis, às seguintes categorias de destinatários:

• colaboradores e prestadores autorizados da Illumus;
• prestadores de alojamento, manutenção e segurança do website;
• prestadores de correio eletrónico, comunicações e armazenamento;
• fornecedores de software, sistemas de gestão e serviços técnicos;
• contabilistas, consultores, advogados, seguradoras e outros profissionais sujeitos a deveres de confidencialidade;
• fornecedores, fabricantes, subcontratados e parceiros envolvidos no desenvolvimento ou produção de um projeto;
• transportadores, transitários, instaladores ou técnicos envolvidos na entrega, instalação ou assistência;
• instituições bancárias e prestadores de serviços de pagamento, quando necessário;
• autoridades públicas, fiscais, judiciais, policiais ou reguladoras, quando a transmissão seja legalmente exigida.

A Illumus procura limitar qualquer acesso ou transmissão aos dados estritamente necessários para a finalidade em causa.

Os prestadores que tratem dados pessoais por conta da Illumus ficam sujeitos às obrigações legais aplicáveis, a deveres de confidencialidade e às instruções adequadas em matéria de proteção de dados.

8. TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS DE DADOS

A Illumus procura utilizar prestadores que tratem os dados pessoais no Espaço Económico Europeu ou que ofereçam garantias adequadas de proteção.

Alguns serviços tecnológicos, plataformas de comunicação ou fornecedores externos podem implicar o tratamento ou acesso a dados pessoais fora do Espaço Económico Europeu.

Quando tal aconteça, a Illumus assegurará que a transferência se encontra abrangida por uma decisão de adequação da Comissão Europeia, por cláusulas contratuais-tipo, por regras vinculativas aplicáveis ou por outro mecanismo legalmente válido, bem como pelas medidas complementares que se revelem necessárias.

9. PRAZOS DE CONSERVAÇÃO

Os dados pessoais são conservados apenas durante o período necessário às finalidades para que foram recolhidos, sem prejuízo dos prazos legais, contratuais ou de prescrição aplicáveis.

Em termos gerais:

• pedidos de contacto sem seguimento comercial: até 24 meses após a última comunicação;
• pedidos de orçamento e propostas não adjudicadas: até 3 anos após a última comunicação;
• dados relativos a clientes, contratos, encomendas e projetos executados: durante a relação contratual e posteriormente durante os prazos legais ou de prescrição aplicáveis;
• documentação técnica de projetos: durante o período necessário à execução, rastreabilidade, garantia, assistência e defesa de direitos;
• documentos contabilísticos, fiscais e de faturação: durante os prazos legalmente exigidos;
• dados necessários à apresentação, exercício ou defesa de direitos: até ao termo dos prazos de prescrição aplicáveis;
• dados tratados com base no consentimento: até à respetiva retirada ou até deixarem de ser necessários para a finalidade autorizada.

Um prazo de conservação superior pode ser aplicado quando exista uma obrigação legal, um litígio, uma reclamação, uma garantia em curso ou outra razão legítima que o justifique.

Quando os dados deixem de ser necessários, serão eliminados, anonimizados ou conservados de forma limitada quando exista fundamento legal para o efeito.

10. SEGURANÇA DOS DADOS

A Illumus adota medidas técnicas e organizativas adequadas e proporcionais para proteger os dados pessoais contra:

• perda, destruição ou dano acidental;
• alteração indevida;
• acesso não autorizado;
• divulgação indevida;
• tratamento ilícito ou não autorizado.

Estas medidas podem incluir, quando aplicável:

• controlo e limitação de acessos;
• utilização de palavras-passe e mecanismos de autenticação;
• atualização regular de sistemas e software;
• cópias de segurança;
• utilização de ligação segura ao website;
• deveres de confidencialidade;
• monitorização, prevenção e gestão de incidentes.

Nenhum sistema de transmissão ou armazenamento de informação é totalmente imune a riscos. A Illumus procura, contudo, aplicar medidas adequadas à natureza dos dados tratados, ao contexto do tratamento e aos riscos identificados.

11. DIREITOS DOS TITULARES DOS DADOS

Nos termos da legislação aplicável e dentro das respetivas condições, o titular pode exercer os seguintes direitos:

• direito de obter informação sobre o tratamento dos seus dados;
• direito de acesso aos seus dados pessoais;
• direito de retificação de dados inexatos ou incompletos;
• direito ao apagamento dos dados, quando aplicável;
• direito à limitação do tratamento;
• direito de oposição ao tratamento;
• direito à portabilidade dos dados, quando aplicável;
• direito de retirar o consentimento a qualquer momento;
• direito de não ficar sujeito a uma decisão baseada exclusivamente em tratamento automatizado que produza efeitos jurídicos ou efeitos significativamente semelhantes, quando aplicável;
• direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente.

O exercício destes direitos pode estar sujeito às condições, limitações ou exceções previstas na legislação aplicável.

12. EXERCÍCIO DOS DIREITOS

Os pedidos relacionados com o exercício de direitos devem ser enviados para:

geral@illumus.pt

O pedido deve indicar, de forma clara:

• o direito que o titular pretende exercer;
• os dados ou o tratamento a que o pedido se refere;
• informação suficiente para permitir identificar o titular e localizar os dados em causa.

A Illumus poderá solicitar informação adicional quando existam dúvidas razoáveis sobre a identidade do requerente ou quando tal seja necessário para localizar e tratar corretamente o pedido.

A informação solicitada para confirmação de identidade será limitada ao estritamente necessário e utilizada apenas para essa finalidade.

Os pedidos serão tratados gratuitamente e, em regra, no prazo de um mês a contar da sua receção. Este prazo poderá ser prorrogado por mais dois meses quando necessário, tendo em conta a complexidade e o número de pedidos, sendo o titular informado dessa prorrogação e dos respetivos motivos.

Sem prejuízo do disposto na legislação aplicável, quando os pedidos sejam manifestamente infundados ou excessivos, nomeadamente devido ao seu caráter repetitivo, a Illumus poderá adotar as medidas legalmente previstas.

13. RECLAMAÇÃO JUNTO DA AUTORIDADE DE CONTROLO

Sem prejuízo de outros meios administrativos ou judiciais, o titular tem o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente, em especial no Estado-Membro da sua residência habitual, do seu local de trabalho ou do local da alegada infração.

Em Portugal, a autoridade de controlo é:

Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD
Av. D. Carlos I, 134, 1.º
1200-651 Lisboa
Portugal
Website: www.cnpd.pt

14. COMUNICAÇÕES COMERCIAIS

Atualmente, o website não disponibiliza um serviço de subscrição de newsletter.

A Illumus poderá efetuar comunicações comerciais ou de marketing através de outros canais apenas quando exista fundamento jurídico adequado e sejam cumpridos os requisitos legais aplicáveis.

O titular poderá retirar o consentimento ou opor-se ao envio de comunicações comerciais a qualquer momento, através do meio indicado na própria comunicação ou contactando geral@illumus.pt.

15. LIGAÇÕES E SERVIÇOS EXTERNOS

O website pode incluir ligações para plataformas, redes sociais ou serviços externos, designadamente:

• WhatsApp;
• LinkedIn;
• Instagram;
• Facebook;
• Livro de Reclamações Eletrónico;
• websites de parceiros, fornecedores ou outras entidades.

Ao selecionar uma ligação externa, o utilizador abandona o website da Illumus e passa a estar sujeito às políticas, condições e práticas de tratamento de dados da entidade responsável pelo respetivo serviço.

A Illumus não controla nem determina o tratamento de dados realizado por essas plataformas externas, sem prejuízo das responsabilidades que lhe possam ser legalmente atribuídas em situações específicas.

16. COOKIES E TECNOLOGIAS SEMELHANTES

Atualmente, o website utiliza apenas cookies ou tecnologias estritamente necessários ao seu funcionamento, segurança e conservação da preferência linguística do utilizador.

Caso venham a ser utilizados cookies analíticos, funcionais não essenciais, publicitários ou de marketing, estes dependerão do consentimento prévio do utilizador sempre que legalmente exigido.

As categorias, finalidades, fornecedores e períodos de conservação dos cookies efetivamente utilizados são identificados na Política de Cookies.

Sempre que sejam utilizados cookies não essenciais, será disponibilizado um mecanismo que permita ao utilizador aceitar, rejeitar ou gerir as suas preferências antes da respetiva utilização, quando legalmente exigido.

17. DECISÕES AUTOMATIZADAS E DEFINIÇÃO DE PERFIS

A Illumus não utiliza, através deste website, decisões baseadas exclusivamente no tratamento automatizado de dados pessoais que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente o utilizador de forma semelhante.

O website também não utiliza os dados fornecidos através dos formulários de contacto para criar perfis automatizados destinados a avaliar aspetos pessoais do utilizador.

18. DADOS DE MENORES

O website destina-se principalmente a profissionais, empresas, arquitetos, designers, especificadores, parceiros e pessoas interessadas nos produtos e serviços da Illumus.

A Illumus não procura recolher intencionalmente dados pessoais de crianças ou menores de idade através do website.

Caso sejam detetados dados de menores enviados sem fundamento ou autorização adequados, serão adotadas as medidas razoavelmente necessárias para proceder à respetiva eliminação.

19. ALTERAÇÕES À POLÍTICA DE PRIVACIDADE

A Illumus pode atualizar a presente Política de Privacidade sempre que tal seja necessário para refletir:

• alterações legais ou regulamentares;
• alterações tecnológicas;
• novos serviços ou funcionalidades;
• alterações no website;
• alterações nas atividades de tratamento de dados;
• orientações emitidas pelas autoridades competentes.

A versão atualizada será publicada nesta página, com indicação da data da última revisão.