POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Illumus Unipessoal, Lda. respecte la vie privée des utilisateurs de son site internet et s’engage à traiter les données à caractère personnel de manière licite, loyale, transparente et sécurisée, conformément au Règlement général sur la protection des données — Règlement (UE) 2016/679, ci-après dénommé le « RGPD » — ainsi qu’à la législation nationale applicable.

La présente Politique de Confidentialité explique quelles données à caractère personnel peuvent être collectées par Illumus, comment elles sont utilisées, quelles sont les bases juridiques applicables, pendant combien de temps elles peuvent être conservées, avec qui elles peuvent être partagées et quels sont les droits des personnes concernées.

La présente Politique s’applique aux données traitées par l’intermédiaire du site internet d’Illumus Lighting et de ses canaux de contact, ainsi que dans le cadre de demandes d’information, de demandes de devis, de relations commerciales, de projets, de commandes, de fournitures, de garanties et de services après-vente.

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :

Illumus Unipessoal, Lda.
Société unipersonnelle à responsabilité limitée
NIF et numéro unique d’immatriculation : 515 437 816
Capital social : 5 000,00 €
Rua Principal, n.º 416, Fujacos
3750-717 Recardães, Águeda
Portugal
Téléphone : (+351) 938 777 726
E-mail : geral@illumus.pt
Site internet : www.illumus.pt

Pour toute question relative à la vie privée, à la protection des données ou à l’exercice de droits, la personne concernée peut contacter Illumus à l’adresse électronique indiquée ci-dessus.

2. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SUSCEPTIBLES D’ÊTRE COLLECTÉES

Selon la nature du contact, de la demande, du projet ou de la relation commerciale, Illumus peut collecter et traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• nom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• poste ou fonction professionnelle ;
• entreprise, organisation ou entité représentée ;
• adresse professionnelle, pays ou localisation du projet ;
• données d’identification fiscale et de facturation ;
• données nécessaires à la préparation et à la gestion de propositions ou de contrats ;
• informations relatives aux projets, produits ou demandes de devis ;
• contenu des messages et communications échangés avec Illumus ;
• fichiers, dessins, plans, images, photographies, spécifications, mesures ou autres documents transmis volontairement ;
• données relatives aux commandes, paiements, expéditions, livraisons, installations, garanties ou services après-vente ;
• données techniques de base relatives à l’utilisation du site internet, lorsqu’elles sont nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à la prévention des abus ;
• autres données fournies volontairement par la personne concernée.

Illumus ne demande pas délibérément de catégories particulières de données à caractère personnel, notamment des données relatives à la santé, à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques ou des données relatives à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle.

L’utilisateur ne doit pas inclure ce type d’informations dans les formulaires, messages ou documents adressés à Illumus, sauf lorsque cela est strictement nécessaire, juridiquement admissible et préalablement convenu.

Lorsque les documents transmis contiennent des données à caractère personnel relatives à des tiers, la personne ou l’entité qui les transmet doit s’assurer qu’elle dispose d’une base légitime pour cette communication et que les données transmises sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire.

3. MODALITÉS DE COLLECTE DES DONNÉES

Les données à caractère personnel peuvent être collectées par :

• les formulaires de contact disponibles sur le site internet ;
• les demandes d’information, de contact ou de devis ;
• les courriers électroniques ;
• les contacts téléphoniques ;
• les contacts initiés par l’utilisateur via WhatsApp ;
• les réunions en présentiel ou à distance et autres communications relatives à des projets ;
• les relations commerciales, précontractuelles ou contractuelles ;
• les documents transmis directement par des clients, clients potentiels, fournisseurs, partenaires ou leurs représentants ;
• les interactions techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site internet.

3.1. ORIGINE DES DONNÉES

Les données à caractère personnel peuvent être fournies directement par la personne concernée ou, le cas échéant, par des clients, clients potentiels, employeurs, entités représentées, fournisseurs, partenaires, installateurs, transporteurs ou autres intervenants dans un projet ou une relation commerciale.

Elles peuvent également être obtenues auprès de sources publiques ou professionnelles légitimement accessibles, lorsque cela est nécessaire, proportionné et juridiquement admissible au regard de la finalité concernée.

4. FINALITÉS DU TRAITEMENT

4.1. Réponse aux contacts et demandes d’information

Les données peuvent être utilisées pour recevoir, analyser et répondre aux questions, messages ou demandes adressés via le site internet, l’e-mail, le téléphone, WhatsApp ou d’autres canaux mis à disposition par Illumus.

4.2. Préparation de propositions et de devis

Les données peuvent être traitées afin de comprendre la demande, d’évaluer la faisabilité du projet, de solliciter des précisions techniques, d’étudier des solutions et de préparer des estimations, propositions commerciales ou devis.

4.3. Mesures précontractuelles

Les données peuvent être utilisées pour prendre des mesures demandées par la personne concernée avant la conclusion d’un contrat, notamment des réunions, des analyses techniques, des développements préliminaires, la préparation ou la révision de dessins, la sélection de matériaux, des estimations et la négociation des conditions.

4.4. Exécution de contrats et de commandes

Les données peuvent être utilisées pour gérer les contrats, commandes, projets, validations, productions, fournitures, facturations, paiements, transports, livraisons, installations, garanties et services après-vente.

4.5. Développement technique de projets

Les données et documents fournis peuvent être traités afin de développer, adapter, valider ou fabriquer des solutions d’éclairage, prototypes, échantillons, dessins techniques, spécifications, composants et produits sur mesure.

4.6. Gestion des clients, fournisseurs et partenaires

Les données peuvent être traitées afin de tenir des registres administratifs, commerciaux, comptables et opérationnels relatifs aux clients, fournisseurs, fabricants, partenaires, installateurs, transporteurs et autres contacts professionnels.

4.7. Respect des obligations légales

Les données peuvent être traitées afin de respecter les obligations fiscales, comptables, sociales, légales, réglementaires, administratives ou judiciaires applicables à Illumus.

4.8. Sécurité et fonctionnement du site internet

Des données techniques strictement nécessaires pour assurer le fonctionnement, la stabilité et la sécurité du site internet, prévenir la fraude, les abus, le spam, les accès non autorisés et d’autres incidents de sécurité peuvent être traitées.

4.9. Constatation, exercice et défense de droits

Les données peuvent être conservées et utilisées lorsque cela est nécessaire pour constater, exercer, démontrer ou défendre les droits d’Illumus dans le cadre de procédures judiciaires, administratives, arbitrales ou extrajudiciaires.

5. BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT

Selon la finalité et le contexte précis, le traitement des données à caractère personnel peut reposer sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

• le consentement de la personne concernée, lorsqu’il est requis et valablement donné ;
• la prise de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée ;
• l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ;
• le respect d’obligations légales auxquelles Illumus est soumise ;
• les intérêts légitimes poursuivis par Illumus ou un tiers, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

Les intérêts légitimes d’Illumus peuvent notamment inclure la gestion et l’organisation de son activité, le maintien de contacts professionnels, la préparation et le suivi de projets, la sécurité du site internet, la prévention de la fraude, la gestion des réclamations et la défense de ses droits.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans compromettre la licéité du traitement effectué avant son retrait.

6. DONNÉES OBLIGATOIRES ET FACULTATIVES

Les champs signalés comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires pour permettre à Illumus de recevoir, analyser et répondre à la demande de l’utilisateur.

L’absence de ces données peut empêcher Illumus de répondre au contact, d’analyser un projet, de préparer une proposition, de conclure un contrat ou de fournir le service demandé.

Les autres données sont facultatives, bien qu’elles puissent être nécessaires pour comprendre correctement les caractéristiques techniques, commerciales ou logistiques de la demande.

7. DESTINATAIRES ET PRESTATAIRES DE SERVICES

Les données à caractère personnel peuvent être traitées, consultées ou transmises, uniquement lorsque cela est nécessaire et dans les limites prévues par la loi, aux catégories de destinataires suivantes :

• collaborateurs et prestataires autorisés d’Illumus ;
• prestataires d’hébergement, de maintenance et de sécurité du site internet ;
• prestataires de messagerie électronique, de communication et de stockage ;
• fournisseurs de logiciels, de systèmes de gestion et de services techniques ;
• comptables, consultants, avocats, assureurs et autres professionnels soumis à des obligations de confidentialité ;
• fournisseurs, fabricants, sous-traitants et partenaires impliqués dans le développement ou la fabrication d’un projet ;
• transporteurs, transitaires, installateurs ou techniciens impliqués dans la livraison, l’installation ou l’assistance ;
• établissements bancaires et prestataires de services de paiement, lorsque cela est nécessaire ;
• autorités publiques, fiscales, judiciaires, policières ou réglementaires, lorsque la transmission est légalement exigée.

Illumus s’efforce de limiter tout accès ou toute transmission aux données strictement nécessaires à la finalité concernée.

Les prestataires qui traitent des données à caractère personnel pour le compte d’Illumus sont soumis aux obligations légales applicables, à des devoirs de confidentialité et à des instructions appropriées en matière de protection des données.

8. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES

Illumus s’efforce de recourir à des prestataires qui traitent les données à caractère personnel dans l’Espace économique européen ou qui offrent des garanties appropriées.

Certains services technologiques, plateformes de communication ou prestataires externes peuvent impliquer le traitement ou l’accès à des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen.

Dans ce cas, Illumus veillera à ce que le transfert soit couvert par une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types, des règles contraignantes applicables ou tout autre mécanisme de transfert juridiquement valable, ainsi que par les mesures complémentaires qui pourraient s’avérer nécessaires.

9. DURÉES DE CONSERVATION

Les données à caractère personnel sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sans préjudice des délais légaux, contractuels ou de prescription applicables.

De manière générale :

• demandes de contact sans suivi commercial ultérieur : jusqu’à 24 mois après la dernière communication ;
• demandes de devis et propositions non acceptées : jusqu’à 3 ans après la dernière communication ;
• données relatives aux clients, contrats, commandes et projets réalisés : pendant la relation contractuelle, puis pendant les délais légaux ou de prescription applicables ;
• documentation technique des projets : pendant la durée nécessaire à l’exécution, à la traçabilité, à la garantie, à l’assistance et à la défense de droits ;
• documents comptables, fiscaux et de facturation : pendant les délais imposés par la loi ;
• données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits : jusqu’à l’expiration des délais de prescription applicables ;
• données traitées sur la base du consentement : jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires à la finalité autorisée.

Une durée de conservation plus longue peut s’appliquer lorsqu’elle est imposée par la loi ou justifiée par un litige, une réclamation, une garantie en cours ou un autre motif légitime.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles seront supprimées, anonymisées ou conservées de manière limitée lorsqu’une base juridique le permet.

10. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Illumus met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées et proportionnées afin de protéger les données à caractère personnel contre :

• la perte, la destruction ou les dommages accidentels ;
• l’altération indue ;
• l’accès non autorisé ;
• la divulgation indue ;
• le traitement illicite ou non autorisé.

Ces mesures peuvent notamment comprendre, le cas échéant :

• des contrôles et limitations d’accès ;
• l’utilisation de mots de passe et de mécanismes d’authentification ;
• la mise à jour régulière des systèmes et logiciels ;
• des copies de sauvegarde ;
• l’utilisation de connexions sécurisées au site internet ;
• des obligations de confidentialité ;
• la surveillance, la prévention et la gestion des incidents.

Aucun système de transmission ou de stockage d’informations n’est totalement exempt de risques. Illumus s’efforce néanmoins de mettre en œuvre des mesures adaptées à la nature des données traitées, au contexte du traitement et aux risques identifiés.

11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Sous réserve de la législation applicable et des conditions correspondantes, la personne concernée peut exercer les droits suivants :

• le droit d’obtenir des informations sur le traitement de ses données ;
• le droit d’accès à ses données à caractère personnel ;
• le droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• le droit à l’effacement, lorsqu’il est applicable ;
• le droit à la limitation du traitement ;
• le droit d’opposition au traitement ;
• le droit à la portabilité des données, lorsqu’il est applicable ;
• le droit de retirer son consentement à tout moment ;
• le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou l’affectant de manière significative de façon similaire, lorsqu’il est applicable ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

L’exercice de ces droits peut être soumis aux conditions, limitations ou exceptions prévues par la législation applicable.

12. EXERCICE DES DROITS

Les demandes relatives à l’exercice des droits doivent être adressées à :

geral@illumus.pt

La demande doit indiquer clairement :

• le droit que la personne concernée souhaite exercer ;
• les données ou le traitement auxquels la demande se rapporte ;
• les informations suffisantes pour identifier la personne concernée et localiser les données en question.

Illumus peut demander des informations complémentaires lorsqu’il existe des doutes raisonnables quant à l’identité du demandeur ou lorsque cela est nécessaire pour localiser et traiter correctement la demande.

Les informations demandées pour vérifier l’identité seront limitées à ce qui est strictement nécessaire et utilisées uniquement à cette fin.

Les demandes seront traitées gratuitement et, en règle générale, dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque cela est nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. La personne concernée sera informée de cette prolongation et de ses motifs.

Sans préjudice de la législation applicable, lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, Illumus peut prendre les mesures prévues par la loi.

13. RÉCLAMATION AUPRÈS D’UNE AUTORITÉ DE CONTRÔLE

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, la personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, notamment dans l’État membre de sa résidence habituelle, de son lieu de travail ou du lieu de l’infraction alléguée.

Au Portugal, l’autorité de contrôle est :

Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD
Av. D. Carlos I, 134, 1.º
1200-651 Lisboa
Portugal
Site internet : www.cnpd.pt

14. COMMUNICATIONS COMMERCIALES

Le site internet ne propose actuellement aucun service d’abonnement à une newsletter.

Illumus peut adresser des communications commerciales ou de marketing par d’autres canaux uniquement lorsqu’une base juridique appropriée existe et que les exigences légales applicables sont respectées.

La personne concernée peut retirer son consentement ou s’opposer à la réception de communications commerciales à tout moment, en utilisant le moyen indiqué dans la communication concernée ou en contactant geral@illumus.pt.

15. LIENS ET SERVICES EXTERNES

Le site internet peut inclure des liens vers des plateformes, réseaux sociaux ou services externes, notamment :

• WhatsApp ;
• LinkedIn ;
• Instagram ;
• Facebook ;
• le Livre de Réclamations Électronique ;
• des sites internet de partenaires, fournisseurs ou autres entités.

Lorsqu’il sélectionne un lien externe, l’utilisateur quitte le site internet d’Illumus et devient soumis aux politiques, conditions et pratiques de traitement des données de l’entité responsable du service concerné.

Illumus ne contrôle ni ne détermine le traitement réalisé par ces plateformes externes, sans préjudice des responsabilités qui pourraient lui être légalement attribuées dans des circonstances particulières.

16. COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Le site internet utilise actuellement uniquement des cookies ou technologies similaires strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à la conservation de la préférence linguistique de l’utilisateur.

Si des cookies analytiques, fonctionnels non essentiels, publicitaires ou de marketing sont utilisés à l’avenir, ils seront soumis au consentement préalable de l’utilisateur lorsque celui-ci est légalement requis.

Les catégories, finalités, fournisseurs et durées de conservation des cookies effectivement utilisés sont identifiés dans la Politique Relative aux Cookies.

Chaque fois que des cookies non essentiels sont utilisés, un mécanisme permettra à l’utilisateur de les accepter, de les refuser ou de gérer ses préférences avant leur utilisation, lorsque la loi l’exige.

17. DÉCISIONS AUTOMATISÉES ET PROFILAGE

Illumus n’utilise pas ce site internet pour prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé de données à caractère personnel produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative l’utilisateur de façon similaire.

Le site internet n’utilise pas non plus les données transmises par les formulaires de contact afin de créer des profils automatisés destinés à évaluer des aspects personnels de l’utilisateur.

18. DONNÉES RELATIVES AUX MINEURS

Le site internet s’adresse principalement aux professionnels, entreprises, architectes, designers, prescripteurs, partenaires et personnes intéressées par les produits et services d’Illumus.

Illumus ne cherche pas à collecter intentionnellement, par l’intermédiaire du site internet, des données à caractère personnel relatives à des enfants ou à des mineurs.

Lorsque des données relatives à des mineurs sont identifiées comme ayant été transmises sans base juridique ou autorisation appropriée, des mesures raisonnables seront prises afin de les supprimer.

19. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Illumus peut mettre à jour la présente Politique de Confidentialité chaque fois que cela est nécessaire afin de refléter :

• des modifications légales ou réglementaires ;
• des évolutions technologiques ;
• de nouveaux services ou fonctionnalités ;
• des modifications du site internet ;
• des modifications des activités de traitement des données ;
• des orientations émises par les autorités compétentes.

La version mise à jour sera publiée sur cette page, avec indication de la date de la dernière révision.